Los riesgos de la subcontratación

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Cuando tienes una empresa o estás al frente de cualquier organización todo el mundo te dice: “Contrata a gente, no puedes hacerlo todo tu. Subcontrata, rodeate de buenos trabajadores y que te ayuden porque tú tienes que centrarte en lo que tienes que hacer”. Evidentemente esto es correcto, pero a la vez conseguirlo es complicado. Seguro que si te has visto al frente de la gestión de equipos o has subcontratado a alguien te has encontrado con alguna de estas situaciones. Un diseño totalmente diferente al que imaginabas, el proyecto se ha salido del presupuesto y has terminado pagando mucho más, alguien desaparece y elude sus responsabilidad, y es que es muy difícil conseguir trabajadores comprometidos con tu empresa. Esto no es fácil admitir, pero hemos aprendido algunas lecciones sobre este tema.

Riesgo 1: No definir bien el alcance

El alcance es la medida de la actividad. Es el rango de operación. Algunos trabajos son fáciles definirlos pero con otros trabajos el alcance puede ser un poco difuso tanto en esfuerzo como en tiempo.

Tomemos un ejemplo en el mundo físico que nos sirva para ver con más claridad esto. Pongamos que contratamos una empresa para que nos construya una bonita casa en la playa. Durante todo el proceso se van a realizar modificaciones y cambios. En cada cambio necesitarán más tiempo, más mano de obra, incluso pueden tener que tirar una pared para reconstruirla en otro lugar. Si el constructor había proyectado una casa muy diferente es razonable que las condiciones del contrato también cambien. Si bien en un proyecto de tal envergadura es probable que estos cambios sean pocos pues estará previsto con antelación lo mismo debería ocurrir con cualquier proyecto en los que tengas que subcontratar a personas. Lo que debemos hacer es tomarnos un tiempo para imaginar como queremos que el proyecto sea y entonces comunicarlo todo en un lenguaje comprensible por las dos partes.

Una vez que ambos se han revisado y acordado los detalles del proyecto, deja que la construyan. No vayas a cambiar las cosas. Está bien para hacer pequeñas modificaciones en el lenguaje, colores y tal vez incluso el diseño. Sin embargo, dentro de lo razonable.

 

Riesgo 2: Las expectativas poco realistas

Pongamos un ejemplo. En un portal, uno de los escritores de fuera quiere para su entrada una foto de un dinosaurio T-Rex con un teléfono móvil y un sombrero de color. Y lo que consigue es una imagen de archivo de un banco de imágenes del dinosaurio, pero más parecida a los dibujos de guardería. El diseñador podía haber advertido que no podía tener esa imagen en poco tiempo y por ese precio, y que sería difícil de encontrar en un banco de imágenes.

Lo que el comprador esperaba por 5€ era un trabajo que cuesta fácilmente más de 100 veces esa cantidad. Esa perspectiva  es irreal y no es justa. ¿Qué debe hacer en su lugar? La respuesta, encontrar una fotografía profesional y pagar su precio de venta para obtener el trabajo exacto que desea. O, baje sus expectativas y mucho. Es probable que, el chaleco y sombrero de color púrpura no tengan impacto en sus ventas.

 

Riesgo 3: Los plazos no razonables

Esta riesgo o motivo de crítica con algunas empresas se da prácticamente diario. En primer lugar, decirle a tu imprenta, por ejemplo que quieres el trabajo para ayer no motivará a trabajar más rápido. Sólo engendra resentimiento. Asimismo, recuerda, los empleados subcontratados no son tus empleados, pueden rechazar el trabajo en cualquier momento.

Los plazos cortos son muchas veces inevitables. Las cosas surgen y en algunas industrias como la recuperación de un sitio web, los plazos cortos son una norma. Si algo es urgente hay que pagar por ello. Si no puedes permitirte pagar de más, entonces la solución es ampliar el plazo de tiempo.

¿Qué pasa cuando siempre se está trabajando con plazos cortos? entonces lo que tienes, es un problema de gestión de proyectos.

 

Riesgo 4: Eres un pobre pagador

Esto ni siquiera debería estar en la lista. Pero lo incluimos porque muchos clientes no pagan a sus empleados, así que mucho menos tienen en mente pagar a tiempo. En España es un problema bastante generalizado y acaba con muchos autónomos, que se ven obligados a adelantar el IVA de facturas que todavía no han cobrado.

La pregunta es si has trabajado para alguien y nunca te ha pagado a tiempo, ¿seguirás trabajando para esa persona? Yo creo que no. He conocido casos en los que se ha llegado a negociar después de la entrega del proyecto y es en ese momento de cierre cuando se paga la tarifa acordada.

Además, los subcontratistas hablan entre sí. Se corre la voz y hay una conclusión en el aire, las buenas personas no trabajan para los pagadores pobres. Si las únicas personas que consigues contratar son personas mediocres, pregúntate qué tipo de pagador eres.

 

Riesgos 5: No eres consistente.

¿Contrata un nuevo artista gráfico cada vez que necesitas una nueva imagen? O cuentas con un artista que ha trabajado contigo durante años en cada tarea gráfica que necesitabas?

Tener a alguien nuevo para cada tarea es peligroso, hacer que la gente esté al tanto de su negocio es un asunto costoso.

Así que, si confías en los mismos trabajadores siempre es positivo porque conocen tus gustos. Ellos conocen tus hábitos, tu flujo de trabajo, tu punto de vista. Como consecuencia, son más rápidos y más precisos, finalmente esto se traduce en un ahorro para la empresa.

 

Razón 6: Habilidades de la dirección pobre

Al final del día, la subcontratación habla sobre el liderazgo. Muchos empresarios entran en escena con la postura de un “jefe” como si se dedicara desde una posición superior exclusivamente a dar las direcciones mientras los demás deben hacer el trabajo.

Ya sea a través de tu lenguaje o expresión, este tipo de actitud se nota. Incluso en línea donde nadie te ve. Se percibe en el tono de los mensajes de correo electrónico, y en los plazos que das. Se nota cuando repasas los proyectos y cuando se negocian los horarios.

Aprender a ser un buen líder. Alaba un buen trabajo. Se humilde, aprende a ser agradecido por su servicio y no solo de palabra. .

¡Nos vemos en proximas entradas!

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Citas imprescindibles 132

Disfrutar-la-vida_9AywUW

“Vivir es lo único urgente.”

 

Anonimo.

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3 consejos para trabajar entre distintos husos horarios.

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Uno de los aspectos más atractivos de trabajar como freelancer es la oportunidad que ofrece para relacionarse con clientes de cualquier ciudad, país o continente. Al trabajar online las oportunidades crecen y los kilómetros se reducen, los puentes se unen y el talento viaja sin límites. Y aunque eso es una gran ventaja, lo cierto es que muchas veces también implica que el freelancer tenga que trabajar con clientes que se encuentran en zonas horarias distintas, lo cual puede suponer un gran reto. Y es que algo tan simple como no ser capaz de manejar los distintos husos horarios puede costarte el trabajo.

Es por eso que quiero compartir tres consejos muy útiles que no solo te ayudarán a adaptarte a los husos horarios de tus clientes, sino que además potenciarán al máximo tus resultados a la hora de trabajar online.

 

1. Conoce la diferencia horaria

Aunque pueda parecer obvio, es fundamental conocer los husos horarios en los que se encuentran tus clientes. Saber la diferencia horaria y tenerla en mente mientras trabajas te va a permitir planificar mejor el proyecto, tener una comunicación más fluida y cumplir con los plazos de entrega con mayor facilidad.

Muchas veces, al trabajar online, puede ocurrir que necesitas información extra para el proyecto o que por el contrario te surge alguna duda que te impide avanzar con tu trabajo hasta que sea resuelta. En cualquier caso, es fundamental saber qué horario es en el país donde tu cliente se encuentra para saber cuándo escribirle, cuándo esperar una respuesta o cuándo entregarle el trabajo.

 

2. Exprésate con claridad 

No dejes lugar a la interpretación cuando hables de tiempo. Está muy bien decir: “al final del día te entrego el trabajo” pero al trabajar online eso puede resultar confuso, sobre todo si nos relacionamos con clientes de otros países y con husos horarios diferentes. Por eso, si no quieres crear confusión, trata de comunicarte siempre con la mayor claridad posible.

Por ejemplo, si tienes pendiente entregar un proyecto o una parte de éste puedes decir a tu cliente: “lo tendrás hoy antes de tus 22h”. O si por el contrario necesitas información adicional puedes escribirle: “necesitaría la información antes de las 9pm de tu miércoles”. Incluso puedes decirle a qué horas, dentro de su zona horaria, puede encontrarte en línea para que la comunicación sea más fluida.

 

3. Comunícate en su horario

Otro consejo que te puede ser muy útil a la hora de trabajar online es comunicarte con tus clientes a la hora que sabes que van a estar online.

Imagina que trabajas desde Argentina para un cliente de España. Tú despiertas justo cuando tu cliente almuerza, y cuando terminas tu jornada él ya duerme. Y así ocurre con muchísimos países que no comparten husos horarios.

Es por eso que si tienes en mente la zona horaria de tu cliente y tratas de “estar visible” cuando sabes que él está, verás que todo resulta mucho más sencillo tanto para ti como para él.

 

Estos tres consejos para trabajar online en diferentes husos horarios te harán la vida mucho más sencilla desde el momento en que comiences a aplicarlos. Aunque si estás trabajando como freelancer es probable que ya hayas comenzado a desarrollar tus propios tips.

¡Nos vemos en proximas entradas!

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Citas imprescindibles 131

luz propia

“No hay nada más auténtico que generar luz propia. Y nada más noble que alumbrar a los demás.”

 

Steve Jaquerz

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Algunos consejos para iniciar bien el año laboral

empezar el año laboral

¿Ya has pensado en tus resoluciones para 2019? Un nuevo año significa una nueva oportunidad para empezar de cero en el trabajo. ¿Qué puedes hacer para empezar bien este nuevo año? Es un buen momento para empezar a planearlo, así que toma nota de algunas sugerencias para hacerlo:

Establece metas para el nuevo año

Incluso si no tienes el hábito de establecer objetivos laborales, intenta al menos identificar dónde te encuentras hoy a nivel profesional y dónde quieres estar a esta altura el año que viene. Recuerda que si no sabes adónde vas, será difícil llegar allí. Si quieres encontrarte en una situación diferente el año que viene, empieza a planear el cambio desde ahora.

Registra tus logros

Toma nota de tus logros. Haz una lista de lo que has hecho y crea un currículum orientado a resaltar tus éxitos del año, así como un perfil online.

Apuntas las nuevas habilidades que necesitas adquirir en el nuevo año

Es probable que requieras nuevas habilidades para continuar avanzando y apegarte a los planes de carrera que tienes así que realiza estrategias para lograrlos. Habla con tu jefe para determinar si hay alguna manera en que puedas mejorar tus aptitudes actuales participando en nuevos proyectos.

Gestiona tu reputación

No eres nada sin tu reputación, por ello asegúrate de que ella hable por sí sola. ¿Cómo puedes alterar la visión de otros tienen de ti? Crea perfiles online en todas las redes en las que pretendes estar activo: Linkedin, Twitter, Google+ son todas muy útiles y te permiten publicar información y demostrar tu experiencia y conocimientos, y vincular tu nombre a ellas.

Estate pendiente del futuro

¿Has pensado en el futuro de tu empresa y la industria en la que te desempeñas? ¿Se han trasladado algunos puestos al exterior? ¿Hay oportunidades para freelancers en lugar de para empleados a tiempo completo? ¿Tu trabajo puede automatizarse rápidamente? Es un buen momento para comenzar a pensar en esas cosas y pensar en lo que viene. Se realista y brutalmente honesto y considera la manera en que deberías actuar.

Desvíate de tu senda profesional

Sé honesto. ¿Es tiempo de hacer algo nuevo? Si has hecho el mismo trabajo por varios años, este es el momento perfecto para planear un cambio. ¿Has pensado en tomar clases o candidarte para un proyecto que puede eventualmente llevar a una promoción? No hay mejor momento que el presente para hacerlo.

¡Nos vemos en proximas entradas!
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¡Felices Fiestas a todos!

marketing-navideño

“Que en estas fiestas,

la magia sea tu mejor traje,

tu sonrisa el mejor regalo,

tus ojos el mejor destino,

y tu felicidad mi mejor deseo.”

 

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Productividad vs Espíritu Navideño

Cesta-de-Navidad

Como todos los años, la Navidad ha llegado y eso se nota en las calles, en las tiendas, en los hogares… y por supuesto en las empresas.

Una época entrañable que en muchos casos supone un descenso de la productividad a todos los niveles en las organizaciones: relajación, distracción con las compras de última hora, días de vacaciones a la vista… Lo que nos planteamos hoy es: ¿Es esto necesariamente negativo?

Hay varios puntos de vista a tomar en cuenta:

En primer lugar, la propia Navidad afecta de forma diferente a nuestros trabajadores. Parece que este periodo ilumina y llena de ilusión a todos, pero también hay quien, por distintos motivos, lo pasa mal en estos días y eso también tiene su reflejo en su rendimiento laboral. En general, la actitud y el humor es uno de los elementos que más inciden en la productividad de una empresa, y durante el periodo navideño no somos ajenos a ello.

Otro factor que afecta a la productividad, aunque éste no exclusivamente navideño, es la música. Está ampliamente demostrado los efectos beneficiosos de la música en el rendimiento, en especial la música sin letra. Pero en Navidad, este beneficio puede ser un arma de doble filo, especialmente en los lugares de trabajo cara al público, donde las conocidas melodías navideñas pueden llegar a saturar a los trabajadores del mismo, empeorando su humor y afectando negativamente a su desempeño.

También están los planes navideños. Tiempo de reencuentros, cenas de trabajo, equipos, amigos… Actividades apetecibles que pueden distraer a los trabajadores de sus responsabilidades laborales y reducir así su eficacia.

Por otra parte, la Navidad no es tiempo de preocuparse por la dieta. Aumenta la cantidad de lo que comemos, y no es extraño que al trabajo se lleven dulces típicos de estas fechas. En este caso, por nimio que parezca, estos pequeños aportes extra de azúcar (puesto que sí, la Navidad es dulce) pueden hacer que los cerebros de los empleados funcionen un poco mejor, lo que por supuesto influye en la eficiencia de los mismos.

¿Y cómo olvidarnos de la decoración? Árboles que brillan, tiras de espumillón de todos los colores, nieve artificial en los cristales… En este caso de nuevo hay dos lecturas. Por una parte, el trabajador que aprecia el esfuerzo de la empresa por dar notoriedad a este periodo especial, que mejora su humor y por tanto su productividad, o el trabajador que ve un esfuerzo frívolo en recursos que a su juicio podrían emplearse en otras prioridades, con el consiguiente efecto negativo para su día a día en dicho contexto.

Tras este breve análisis nuestra conclusión es que por todas las distracciones es razonable pensar que sí, en Navidad la productividad de nuestros trabajadores desciende.

Pero, por otra parte… ¿es algo negativo? ¡No! En definitiva empleados contentos durante todo el año (por más que en estos días se tomen un descanso) significa mejores resultados de la empresa en el medio y largo plazo.

Por eso, os animamos a fomentar el espíritu navideño en vuestras organizaciones. Al fin y al cabo… ¡son dos días al año!

¡Nos vemos en proximas entradas!

Publicado en Buenas practicas, Opinión, Vivencias
Sobre el autor:

Antonio María Fernández de Puelles de Torres-Solanot
-Ingeniero en Informática de Gestión
-Certificado en ITIL V3
-Certificado en CMMI
-Máster en Business Intelligence, Big Data, Professional Qualification in Management & Leadership

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