Citas imprescindibles 226

«Uno debería intentar hacer todo lo posible durante su carrera, excepto bailar música folk y cometer incesto.»

Christopher Lee 1922 – 2015

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Estrategias para el reparto equitativo del trabajo

1.- TENER UN PLAN. Tenemos que dedicar tiempo para pensar cuál es la distribución del trabajo ideal en función, siempre que sea posible, de las competencias de cada profesional. Sugiere que nos hagamos las siguientes preguntas: ¿Qué es lo que queremos conseguir? ¿Con quién cuento?¿Qué hace bien cada uno? Y ¿Quién necesita desarrollo y en qué áreas?

2.- ACLARAR LOS ROLES. Un elemento central en nuestra estrategia de delegación consiste en asegurarnos de que cada miembro tiene claro cuál es su rol y el de sus compañeros. Si encontramos tareas que no sabemos a quién asignar en una lista y analizar, con la ayuda de los miembros del equipo, cómo manejarlas. Por ejemplo podemos ver que es necesario incorporar un nuevo miembro con las competencias requeridas o asignar temporalmente ciertos trabajos.

3.- MARCAR EXPECTATIVAS.  Continuamente se deben recordar los objetivos que queremos alcanzar y enfatizar el nivel de esfuerzo requerido para ello para que los profesionales sientan que están contribuyendo con sus talentos, habilidades y energía. Es conveniente alabar el trabajo bien hecho independientemente del tiempo que se ha empleado para realizarlo, para que se perciba que se valora la tarea y no la presencia.

4.- MANTENER CONVERSACIONES INDIVIDUALES CON CADA MIEMBRO DEL EQUIPO. Ser accesible es fundamental y facilita el conocer cuáles son sus  aspiraciones y ayudar a resolver problemas. En estas charlas la autora recomienda decir a:

a).- La persona sobrecargada porque no sabe decir no. Si queremos asignarle una nueva tarea debemos primero reconocer el exceso de trabajo que tiene y explicarle los motivos para posteriormente comentarle la nueva tarea, la razón por la que le hemos escogido para ella y ver conjuntamente que actividades puede dejar de hacer o pasar a otro compañero.

b).- La persona que no “llega”. En este caso debemos ser francos en el feedback que le ofrezcamos constatando el hecho de que no está realizando  el trabajo en el tiempo adecuado y analizando cuáles pueden ser las causas, si están relacionadas con una mayor formación o con la necesidad de tener algún recurso adicional. Existirán casos en los que la persona no se adapta al trabajo y entonces será necesario tomar la decisión más complicada de  trasladarla o prescindir de ella.

c).- La “estrella”. Muchos profesionales de alto rendimiento están constantemente buscando que se les asignen cargas de trabajo más pesadas, mayor exposición y más oportunidades. Puede parecer que esto es bueno pero si queremos que la capacidad del grupo en su conjunto crezca el reparto debe ser equitativo y transparente. No se pueden asignar a determinadas personas siempre los mejores proyectos. En este caso para no desmotivar a la “estrella” debemos explicarle las causas, diciendo, por ejemplo” la razón por la que no te hago este encargo es porque necesito que muchas personas del equipo sepan cómo hacer X”. También podemos pedirle que ejerza la función de mentor de la persona a la que se le asigna la tarea.

d).- La persona no motivada. Algunas personas trabajan exclusivamente para vivir no viven para trabajar y pueden ser buenas a la hora de realizar su tarea pero no están dispuestas a dedicar ningún esfuerzo extra más allá del estrictamente requerido ni a ayudar al resto del equipo si es necesario. A estos profesionales el directivo debe aclararles que su conducta de bajo nivel de esfuerzo tiene consecuencias en relación con sus posibilidades de promoción, incentivos económicos o asignación de tareas. Recalcar la importancia de la equidad ya que es un miembro del equipo y por tanto deben compartir la carga de trabajo entre todos.

5.- SER FLEXIBLES. Aunque contemos con los mejores planes y comunicación frecuente con nuestro equipo pueden surgir repentinamente proyectos que hacen que cambien nuestras prioridades.  En estos momentos es especialmente importante no olvidar la necesidad de ser justos al distribuir las nuevas cargas de trabajo, recordando que esto no implica que en determinado momento no se exija más a algún profesional sino que al final del año todos han tenido asignada una carga similar. 

¡Nos vemos en proximas entradas!

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Citas imprescindibles 225

«En medio de la dificultad reside la oportunidad.»

Alberet Einstein 1879 – 1955

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Algunos consejos para motivar a los empleados

Aconsejar

Cuando queremos dar un consejo de forma clara debe ser siempre de forma constructiva. Es evidente que un único consejo no es capaz de lograr modificar la motivación de una persona. Sin embargo, no hemos de menospreciar el impacto que puede tener sobre un empleado un consejo dado de la forma adecuada en el mejor momento.

Para aumentar su efectividad el consejo debe tener las siguientes condiciones:

  • Identificar el problema de forma específica o el objetivo final.
  • Explicar por qué y/o para qué el cambio es importante.
  • Recomendar un cambio específico.

Cualquier consejo es de gran ayuda si la empresa ofrece estrategias alternativas para cambiar, y que le ayuden a realizar el cambio requerido.

Incentiva a que muestren su opinión

Es importante que estés al tanto de lo que piensan y lo que pasa en todo momento con  ellos. Es recomendable mantener reuniones semanales con cada empleado. De esta forma ganarás confianza y el empleado se sentirá cómodo contigo. Hay que tratar de construir un espacio de confianza con él que ayudes a solucionar situaciones de problemas laborales provocadas por la desmotivación, estrés, etc. Trata de hacerles ver que sus ideas son importantes para ti, que sus opiniones nunca son erróneas y que no tienen que sentirse infravalorados, al revés, gracias a ellos la empresa tiene éxito. La sensación de pertenencia es clave en la motivación laboral.

No hay mayor desmotivación que ser ignorado. Si tus empleados sienten que sus opiniones no sirven para nada dentro de la empresa, lo normal es que no se sientan que forman parte de ella.

Da valor a lo que puedan sugerir los empleados sobre los servicios y/o productos que ofrece la empresa, esta visión es muy valiosa.

Expectativas de futuro

Vigila que cada empleado desempeñe el puesto que más se ajusta a sus habilidades y competencias profesionales. Se ha comprobado que una persona que no está capacitada para realizar las actividades de cierto puesto, pronto se va a desmotivar. Esto puede deberse a que se sienta aburrida porque está sobrecualificada y sus capacidades superan lo que se pide, también puede ser por inseguridad y estrés debido a la falta de preparación para cumplir con los requisitos del puesto.

Cuando existen posibilidades de ascender laboralmente dentro de la empresa, el trabajador se esforzará al máximo y será mucho más productivo que si se siente congelado y estancado. Un buen líder es aquel que está allí para ayudar a sus empleados a alcanzar sus metas, incluso si eso significa que algún día podrían abandonar la empresa. Algunas formas para fomentar que pueda ascender laboralmente es ofreciéndole las herramientas posibles para que pueda hacerlo, es decir pagando cursos, permitiendo que asistan a talleres en horario laboral, organizando conferencias, seminarios, etc.

Políticas flexibles

Se ha comprobado que el trabajo flexible contribuye a una mayor productividad, y a que se reduzcan costes por absentismo o rotación. Las políticas flexibles generan empleados felices y comprometidos. Ayuda mucho conocer personalmente a tus empleados y su situación personal. Este acercamiento te permitirá tener información valiosa para motivar a tu equipo de trabajo, brindándoles flexibilidad donde más lo aprecian y adaptarla a sus necesidades personales, ya sea en:

  • Horario de trabajo
  • Días de descanso
  • Actividades externas: entradas a teatro, cine, etc.
  • Jornada reducida
  • Concursos internos que incluyan la convivencia con empleados y familia

Ofrece el mejor espacio de trabajo 

Debes interesarte en mejorar de forma continua las instalaciones físicas del lugar de trabajo para que tus empleados se sientan cómodos realizando sus tareas. Aquí debes tener en cuenta desde los ordenadores, libretas, bolígrafos, iluminación, aire acondicionado, salas de reuniones, zonas comunes para descansar, comedor, etc. En definitiva, el espacio de trabajo debe contar con todo lo necesario para que cada día ir a trabajar sea satisfactorio y motivador.

Autonomía

Una técnica motivacional muy útil es dotar de autonomía y responsabilidad a los empleados. Aquellos trabajadores que tienen control sobre la gestión diaria de sus tareas y tienen capacidad para trabajar de forma autónoma están más motivados que los que están sometidos a órdenes y restricciones. Hay que dejar querer tener el control de todo, noes necesario que te informen sobre cada tarea que realizan durante el día. Lo más seguro es que si eres de esta forma se sientan agobiados y huyan de ti. Para darles autonomía debes indicarles las tareas y dejar que lo hagan confiando en sus cualidades

¡Nos vemos en proximas entradas!

Publicado en Buenas practicas, Opinión
Sobre el autor:

Antonio María Fernández de Puelles de Torres-Solanot

– Ingeniero en Informática de Gestión

– Certificado en ITIL V3

– Certificado en CMMI

– Máster en Business Intelligence, Big Data, Professional Qualification in Management & Leadership

– Máster en Dirección de Comercio Intenacional

– Empresario

– Estudiante de grado en Trabajo Social

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