Como planificar la organización de un evento

Hemos elaborado una completa guía en la que te contamos todos los pasos que tienes que seguir para organizar un evento y que no se te escape ningún detalle. ¡Comenzamos!

Es importante que tengas claras cuales son las claves para organizar un evento y distingas diferentes fases, que te ayudarán a planificar la organización del evento:

Fase 1: Planificación

Como siempre decimos, la planificación es fundamental para un organizador de eventos. En esta primera fase, lo importante es establecer las bases de las jornadas y requiere que desarrolles los siguientes puntos:

Temática

Lo primero en el planning del congreso es definir sobre qué tema va a tratar. Uno de los objetivos fundamentales de los profesionales que acuden a estos eventos es de actualizar y compartir conocimiento, de modo que es importante tener en cuenta las novedades y escoger una temática que resulte atractiva para los asistentes.

¿Dónde celebrar tu evento?

Escoger el lugar idóneo para la celebración de unas jornadas es uno de los aspectos más complicados y que más tiempo pueden llevar, ya que deberás tener en cuenta los factores que enumeramos a continuación:

La sede para el evento: Para elegir el lugar perfecto donde se van a celebrar el evento, tendrás que comprobar que cumple con los siguientes criterios:

Tipo de lugar: Actualmente la oferta de espacios para eventos es inmensa (hoteles, centro de conferencias, auditorios, fincas, bodegas, edificios singulares, multiespacios, palacios de congresos, etc.), pero lo importante es escoger el tipo de espacio que mejor se adapte a las necesidades del evento que quieres organizar.
Disponibilidad: La pregunta del millón, ¿el espacio que te interesa está libre para los días que has decidido celebrar tu evento?
Ubicación: En función del tipo de evento te puede interesar un lugar céntrico, a más bien apartado del bullicio de la ciudad, en un entorno natural, etc. Eso sí, sea donde sea, debe cumplir con los siguientes requisitos: que disponga de instalaciones para el desarrollo del evento, alojamiento, aparcamiento y, en el caso de que el sitio no cuente con servicio gastronómico, que en los alrededores haya restaurantes o cafeterías a los que puedan acudir los asistentes.
Tamaño del evento: A la hora de escoger el lugar, es importante tener en cuenta el tamaño del evento y que este se ajuste al número de asistentes al mismo.
Medios de transporte: Asegúrate de que el lugar escogido está bien comunicado a través de los diferentes medios de transporte: proximidad al aeropuerto o a estaciones de tren, metro o ferrocarril o que dispone de posibilidades de aparcamiento.
Equipo técnico y audiovisual: Es indispensable comprobar que la sede escogida dispone de todo lo necesario a nivel técnico para que el congreso se desarrolle con normalidad: pantallas de proyección, micrófonos, conexión Wi-fi, iluminación, etc.
Servicio gastronómico: Este es un aspecto fundamental. ¿El espacio cuenta con servicio de catering propio? Si no dispone de él, indudablemente podrás contratar uno externo, pero que disponga de este servicio te va a facilitar mucho la organización, ya que no tendrás que ocuparte de coordinar y supervisar a los proveedores.
Seguridad: Comprueba que el espacio cumple con toda la normativa de seguridad vigente.
Accesibilidad: Es posible que entre los asistentes haya personas con movilidad reducida, de modo, que el espacio tiene que cumplir con todas las normas de accesibilidad.

¿Cuándo celebrar tu evento?:

Elegir la fecha de celebración del evento, tampoco es una decisión que puedas tomar al azar si quieres asegurarte de que tu convocatoria sea un éxito. Por ello, cuando vayas a definir la fechas coge un calendario y ten en cuenta las siguientes cuestiones:

Disponibilidad de tiempo: Escoge una fecha que te permita disponer de tiempo suficiente para organizarlo todo bien y para que los asistentes tengan disponibilidad de agendas.

Evita otros eventos de relevancia en la ciudad: Si quieres disponer de los mejores espacios y hoteles, infórmate de si se va a celebrar otro evento de relevancia en la ciudad en las mismas fechas, ya que si no te puedes encontrar con problemas de disponibilidad.

Festivos y puentes: Hacer coincidir tu evento con la cercanía de un festivo o puente no es buena idea, ya que puede ser una razón de peso para que los invitados decidan no acudir al evento.

Presupuesto y patrocinadores

Con en la mayoría de los eventos, es imprescindible definir un presupuesto para el congreso y establecer cuánto dinero vas a destinar a cada partida: alquiler de los espacios, alojamientos y desplazamientos de los ponentes, servicio de catering, cafés y comidas, inversión en comunicación del evento, actividades, etc.

Una forma muy eficaz de ampliar el presupuesto sin que te suponga aumentar los recursos económicos es la búsqueda de patrocinios. Es una práctica muy habitual buscar acuerdos con diferentes empresas que asuman los gastos de determinadas actividades o cedan sus productos a cambio de publicidad o visibilidad.

Si la búsqueda de patrocinadores está entre tus opciones para aumentar el presupuesto, será necesario que elabores un dossier informativo que incluya los objetivos del evento, target, contenido, estrategia de comunicación y todos los detalles sobre el evento, para que se lo puedas presentar a los posibles patrocinadores y vean las ventajas que pueden obtener si colaboran en tu evento.

Además, es fundamental que les informes sobre las acciones que vas a llevar a cabo para darles visibilidad: un apartado específico de patrocinadores en la web del congreso, la aparición de su logotipo en todos los soportes gráficos y publicitarios del evento (programa, flyers, lonas, enaras, etc.), acciones con medios de comunicación…

El equipo

Aunque suene a evidencia, cuanto mayor sea el evento que vayas a organizar, mayor será el reto de coordinar a tu equipo y necesitarás un número superior de personas.

Lo recomendable es que nombres responsables de cada área (Equipo de coordinación y organización, ponentes, expositores, comunicación y diseño, administración y secretaría, producción, montaje, patrocinios, personal, seguridad, servicios técnicos, actividades externas, etc.)

En cuanto a las personas que deberían formar el equipo, lo ideal es que cuenten con aptitudes como la responsabilidad, organización, puntualidad, compromiso, experiencia y capacidad para resolver problemas.

El equipo de coordinación y organización se ocupará de supervisar las tareas del resto de las áreas y de mantener reuniones periódicas para ver cómo se está avanzando con todas las tareas pendientes o valorar las soluciones a los problemas que surjan en el día a día.

Para que todo funcione de forma eficaz, es importante elaborar un retroplanning que recoja todas las tareas a realizar, los tiempos y la persona responsable de su ejecución.

Y recuerda, un buen organizador de eventos nunca improvisa, planifica la improvisación.

Elaboración de programa de ponencias y actividades

El programa de actividades es uno de los aspectos más relevantes del congreso, ya que supone la columna vertebral del mismo.

Debe ser un programa con ponencias interesantes y que aporten valor, con ponentes relevantes expertos en los temas que se vayan a tratar. Ha de ser variado, con talleres y actividades participativas, con tiempos y espacios para fomentar el networking…

Como ves, elaborar un programa adecuado y atractivo no es una tarea sencilla, de modo que la planificación y comenzar a trabajar con tiempo suficiente es absolutamente necesario.

Tendrás que comenzar por contactar con los ponentes para invitarles a participar en el congreso y esperar a que te confirmen asistencia y disponibilidad de agendas. Además, tendrás que proponer actividades extra, talleres, coffe breaks y comidas, etc.

Cuando tengas todas estas cuestiones confirmadas, podrás elaborar el programa calendarizado y con los horarios correspondientes a cada tema.

Fase 2: Organización del evento

Ahora que ya has superado la primera fase de la planificación del evento, entramos de lleno en la organización, así que pasamos a concretar todas las actividades que tendrás que coordinar.

Convocatoria

Elabora una convocatoria dirigida al posible público objetivo del evento con todos los detalles sobre el congreso.

Información general: Nombre del evento, fechas, ciudad donde está previsto que se celebre y lugar, objetivos, programa que incluya las ponencias, las actividades, los foros de discusión, exposiciones y talleres que se vayan a llevar a cabo.
Información sobre los pagos para asistentes: Cuotas establecidas, fechas de pago y cómo abonar los costes del congreso (nº de cuenta).
Información para ponentes: Cuándo y cómo presentar los trabajos, duración, fechas de entrega de presentaciones, etc.

Diseño e imagen del evento

Es fundamental crear una imagen que represente al evento y que luego se aplique a todos los soportes de publicidad, comunicación y difusión del congreso (logotipo, hojas con membrete, cartelería, folletos, lonas, página web, soportes publicitarios, merchandising, apps, presentaciones…)

Ponentes

Escoger ponentes que sean referentes en el sector de la temática del congreso es fundamental, ya que aportarán calidad, prestigio y credibilidad al evento y aumentará el interés de los asistentes.

Es importante que trates de cerrar los ponentes con la mayor antelación posible, ya que esto te permitirá ir concretando y confirmando el programa. Para ello, elabora una carta o email e invita a las personas que te interesen de forma oficial.

Una vez que te confirmen su asistencia, deberás organizar sus desplazamientos, alojamiento, dietas, etc.

Alojamiento

Al contrario de lo que ocurre con los ponentes, el alojamiento de los asistentes al evento no es responsabilidad de los organizadores del evento, pero sí que es muy interesante facilitar un listado de hoteles y alojamiento de la ciudad con precios razonables. Puedes incluso ponerte en contacto con algunos hoteles y negociar precios especiales para grupos e informar a los asistentes de que tendrán condiciones beneficiosas en el caso de que los escojan para hospedarse durante los días del congreso.

En el caso de los ponentes, tendrás que ocuparte de las reservas y los gastos de alojamiento.

Servicio gastronómico

Las comidas de los asistentes es otro tema que corresponde al comité organizador. Tendrás que ocuparte de organizar los coffee breaks y las comidas del evento.

Si el espacio contratado dispone de cocina y de servicio gastronómico propio, tendrás que planificar los menús y los tiempos de comidas. En el caso de que la sede escogida no tenga este servicio, será necesario que contrates un catering que ofrezca este servicio. Otra alternativa, es que contrates los servicios de restaurantes y cafeterías cercanas para que se ocupen de esta cuestión. 

Estrategia de comunicación

Planificar una estrategia de comunicación adecuada es fundamental para garantizar el éxito del evento y, para ello, tendrás que definir cuáles son las herramientas más eficaces: página web, e-mailings, boletines informativos, publicidad en revistas especializadas, ruedas de prensa, Redes Sociales, publicidad, patrocinios, etc.

Paquete del congreso y app personalizada

Es muy recomendable que prepares un kit del evento para entregar a los asistentes cuando acudan el primer día a realizar la inscripción, que incluya una mochila o bolsa o carpeta con el programa del evento, un cuaderno de notas, un bolígrafo o lápiz, un mapa de la ciudad, información turística, etc. Lo ideal es que todo este material esté personalizado con la imagen del evento.

Además, no se puede negar que las nuevas tecnologías han llegado al sector de los eventos para quedarse, de modo que otra tendencia que cada vez se impone más en los congresos es la de las apps personalizadas. Se trata de plataformas que se pueden diseñar en base a las necesidades de cada evento y que agilizan mucho la información para los asistentes, ya que simplemente tendrán que bajárselas en sus dispositivos electrónicos (teléfonos, tablets u ordenadores) y tendrán acceso a todo lo que necesiten saber sobre el evento.

Estas apps permiten gestionar de manera eficaz la información relevante del congreso, mejorar el engagement potenciando la participación de los asistentes a través de votaciones, encuestas, foros o chats y, además, medir los resultados del evento a través de estadísticas y feedback que se obtiene por parte de los asistentes

Estas aplicaciones se pueden personalizar en imagen y estructura y podrás incluir información tan útil como el programa, listado de ponentes, expositores, noticias avisos, lugares de interés, comidas, fotos, foros, encuestas de valoración, etc.

Fase 3: Actividades durante el evento

Ha llegado el día de la inauguración del evento y ya tienes resuelto todo el trabajo previo de organización, pero tu labor no termina aquí. Con el inicio del evento dan comienzo unos días de trabajo frenético en los que tendrás que estar al pie del cañón.

Secretaría técnica

El primer día de congreso es fundamental que la secretaría técnica funcione a la perfección, ya que es la jornada de mayor actividad con la recepción de todos los asistentes y de todos los trámites que ello conlleva.

Las tareas se han de centrar fundamentalmente en atender las inscripciones, cobro de las cuotas, entregas del paquete de inscripción, registros en talles y demás actividades, facturación, ofrecer información general, etc.

Ceremonias de inauguración y clausura

Tanto para dar la bienvenida como para despedir a los asistentes es necesario plantear ceremonias con pequeñas intervenciones por parte de los organizadores del evento. Es importante contar con un maestro de ceremonias con buenas habilidades de oratoria y se desenvuelva bien en público.

La ceremonia de inauguración se realizará a primera hora del primer día de congreso y es un acto que se desarrolla en el lugar donde se celebra el congreso. Sin embargo, la de clausura puede desarrollarse en una cena, en un ambiente más distendido y lúdico.

Atención general a cualquier aspecto del evento

Tal y como hemos comentado anteriormente el equipo del evento estará formado por un gran número de personas que se han dedicado a la planificación del mismo. Durante el desarrollo del evento este equipo deberá esta disponible para solucionar y atender cualquier cuestión que surja referente a su área de responsabilidad.

Fase 4: Postevento

Si pensabas que una vez que el evento ha finalizado tu trabajo había terminado, estás totalmente equivocado. Un error muy típico es el de invertir todo el esfuerzo en la planificación y el desarrollo del evento y olvidar analizar posteriormente los resultados.

Informe de valoración

Elabora un documento que recoja cómo ha funcionado el evento a nivel general, cuál es el nivel de satisfacción de los asistentes, qué aspectos son mejorables, etc.

Informe financiero

Este es otro aspecto fundamental del postevento. Es imprescindible elaborar un informe financiero en el que se refleje si se ha cumplido con el presupuesto inicial.

Comunicación postevento

Si durante el congreso se ha contado con cobertura por parte de los medios de comunicación, no olvides realizar un comunicado con los resultados del evento y los aspectos más destacados del mismo.

¡Felicidades! Ahora sí, el trabajo ha terminado.

¡Nos vemos en próximas entradas!