Cuando tienes una empresa o estás al frente de cualquier organización todo el mundo te dice: «Contrata a gente, no puedes hacerlo todo tu. Subcontrata, rodeate de buenos trabajadores y que te ayuden porque tú tienes que centrarte en lo que tienes que hacer». Evidentemente esto es correcto, pero a la vez conseguirlo es complicado. Seguro que si te has visto al frente de la gestión de equipos o has subcontratado a alguien te has encontrado con alguna de estas situaciones. Un diseño totalmente diferente al que imaginabas, el proyecto se ha salido del presupuesto y has terminado pagando mucho más, alguien desaparece y elude sus responsabilidad, y es que es muy difícil conseguir trabajadores comprometidos con tu empresa. Esto no es fácil admitir, pero hemos aprendido algunas lecciones sobre este tema.
Riesgo 1: No definir bien el alcance
El alcance es la medida de la actividad. Es el rango de operación. Algunos trabajos son fáciles definirlos pero con otros trabajos el alcance puede ser un poco difuso tanto en esfuerzo como en tiempo.
Tomemos un ejemplo en el mundo físico que nos sirva para ver con más claridad esto. Pongamos que contratamos una empresa para que nos construya una bonita casa en la playa. Durante todo el proceso se van a realizar modificaciones y cambios. En cada cambio necesitarán más tiempo, más mano de obra, incluso pueden tener que tirar una pared para reconstruirla en otro lugar. Si el constructor había proyectado una casa muy diferente es razonable que las condiciones del contrato también cambien. Si bien en un proyecto de tal envergadura es probable que estos cambios sean pocos pues estará previsto con antelación lo mismo debería ocurrir con cualquier proyecto en los que tengas que subcontratar a personas. Lo que debemos hacer es tomarnos un tiempo para imaginar como queremos que el proyecto sea y entonces comunicarlo todo en un lenguaje comprensible por las dos partes.
Una vez que ambos se han revisado y acordado los detalles del proyecto, deja que la construyan. No vayas a cambiar las cosas. Está bien para hacer pequeñas modificaciones en el lenguaje, colores y tal vez incluso el diseño. Sin embargo, dentro de lo razonable.
Riesgo 2: Las expectativas poco realistas
Pongamos un ejemplo. En un portal, uno de los escritores de fuera quiere para su entrada una foto de un dinosaurio T-Rex con un teléfono móvil y un sombrero de color. Y lo que consigue es una imagen de archivo de un banco de imágenes del dinosaurio, pero más parecida a los dibujos de guardería. El diseñador podía haber advertido que no podía tener esa imagen en poco tiempo y por ese precio, y que sería difícil de encontrar en un banco de imágenes.
Lo que el comprador esperaba por 5€ era un trabajo que cuesta fácilmente más de 100 veces esa cantidad. Esa perspectiva es irreal y no es justa. ¿Qué debe hacer en su lugar? La respuesta, encontrar una fotografía profesional y pagar su precio de venta para obtener el trabajo exacto que desea. O, baje sus expectativas y mucho. Es probable que, el chaleco y sombrero de color púrpura no tengan impacto en sus ventas.
Riesgo 3: Los plazos no razonables
Esta riesgo o motivo de crítica con algunas empresas se da prácticamente diario. En primer lugar, decirle a tu imprenta, por ejemplo que quieres el trabajo para ayer no motivará a trabajar más rápido. Sólo engendra resentimiento. Asimismo, recuerda, los empleados subcontratados no son tus empleados, pueden rechazar el trabajo en cualquier momento.
Los plazos cortos son muchas veces inevitables. Las cosas surgen y en algunas industrias como la recuperación de un sitio web, los plazos cortos son una norma. Si algo es urgente hay que pagar por ello. Si no puedes permitirte pagar de más, entonces la solución es ampliar el plazo de tiempo.
¿Qué pasa cuando siempre se está trabajando con plazos cortos? entonces lo que tienes, es un problema de gestión de proyectos.
Riesgo 4: Eres un pobre pagador
Esto ni siquiera debería estar en la lista. Pero lo incluimos porque muchos clientes no pagan a sus empleados, así que mucho menos tienen en mente pagar a tiempo. En España es un problema bastante generalizado y acaba con muchos autónomos, que se ven obligados a adelantar el IVA de facturas que todavía no han cobrado.
La pregunta es si has trabajado para alguien y nunca te ha pagado a tiempo, ¿seguirás trabajando para esa persona? Yo creo que no. He conocido casos en los que se ha llegado a negociar después de la entrega del proyecto y es en ese momento de cierre cuando se paga la tarifa acordada.
Además, los subcontratistas hablan entre sí. Se corre la voz y hay una conclusión en el aire, las buenas personas no trabajan para los pagadores pobres. Si las únicas personas que consigues contratar son personas mediocres, pregúntate qué tipo de pagador eres.
Riesgos 5: No eres consistente.
¿Contrata un nuevo artista gráfico cada vez que necesitas una nueva imagen? O cuentas con un artista que ha trabajado contigo durante años en cada tarea gráfica que necesitabas?
Tener a alguien nuevo para cada tarea es peligroso, hacer que la gente esté al tanto de su negocio es un asunto costoso.
Así que, si confías en los mismos trabajadores siempre es positivo porque conocen tus gustos. Ellos conocen tus hábitos, tu flujo de trabajo, tu punto de vista. Como consecuencia, son más rápidos y más precisos, finalmente esto se traduce en un ahorro para la empresa.
Razón 6: Habilidades de la dirección pobre
Al final del día, la subcontratación habla sobre el liderazgo. Muchos empresarios entran en escena con la postura de un «jefe» como si se dedicara desde una posición superior exclusivamente a dar las direcciones mientras los demás deben hacer el trabajo.
Ya sea a través de tu lenguaje o expresión, este tipo de actitud se nota. Incluso en línea donde nadie te ve. Se percibe en el tono de los mensajes de correo electrónico, y en los plazos que das. Se nota cuando repasas los proyectos y cuando se negocian los horarios.
Aprender a ser un buen líder. Alaba un buen trabajo. Se humilde, aprende a ser agradecido por su servicio y no solo de palabra. .
¡Nos vemos en proximas entradas!
CALIDAD EN GESTIÓN DE PROYECTOS 
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